Los sistemas ERP.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Hoy el tema es realmente interesante. Las aplicaciones informáticas han hecho que la gestión de una empresa haya cambiado extraordinariamente en los últimos 25 años. Aquellas largas salas llenas de secretarias con sus máquinas de escribir han pasado a ser pequeñas salas donde el auténtico protagonista es el ordenador.

Tanto hardware como software han evolucionado extraordinariamente y es, justamente en el software, donde nos vamos a centrar. En concreto en el software de gestión.

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, es decir, son sistemas para la planificación de los recursos empresariales. Parafraseando a la wikipedia, los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, clientes, recursos humanos, calidad y la contabilidad de la empresa en una sola base de datos. En esencia, podemos entenderlos como sistemas de gestión integral de los recursos de una empresa.

Oficina en los años 70.

Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.

• Acceso a la información.

• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc.

Características de un software ERP.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares y configurables:

• Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

• Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.

Otras características destacadas de los sistemas ERP son:

• Base de datos centralizada.

• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.

• En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.

• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos, aunque no siempre es necesario

Por propia experiencia sé que las soluciones ERP en ocasiones pueden resultar complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración inicial de la aplicación, que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación. El ejemplo más conocido en este tipo de software para gran empresa son Navision y SAP.

Funcionamiento de un ERP.

Para una mejor comprensión estudiémoslo a través de un gráfico y su explicación posterior.

Circuito de circularización documental en un sistema ERP.

Veamos un pequeño ejemplo del funcionamiento en un ERP básico, que consta de contabilidad, compras y ventas, cobros y pagos y almacén:

• Registro un albarán de compra  →  Genera un registro en el histórico de albaranes → Aumentan las existencias de los productos incluidos en el albarán ubicándose en el almacén en el lugar especificado.

• Registro de la factura de compra → Genera un registro en el histórico de facturas → Se registra un asiento contable → Se genera una deuda con el proveedor en el módulo de Tesorería.

• Registro el cobro de la factura → Se registra un asiento contable → Se elimina la deuda con el proveedor → Se crea un registro en la contabilidad del banco.

¿Qué ocurre si hablamos de ventas?

• Registro un albarán de venta  →  Genera un registro en el histórico de albaranes → Disminuyen las existencias de los productos incluidos en el albarán ubicándose en el almacén en el lugar especificado.

• Registro de la factura de venta → Genera un registro en el histórico de facturas → Se registra un asiento contable → Se genera un crédito con el cliente en el módulo de Tesorería.

• Registro del cobro de la factura → Se registra un asiento contable en la contabilidad del banco  → Se elimina el crédito con el cliente en el módulo de Tesorería. 

Conclusión final.

La implantación de este tipo de software no es en absoluto sencilla. Por propia experiencia profesional sé que requiere de mucho tiempo y que no son paquetes baratos. Los hay de muchos precios y de características y será tarea de la empresa determinar la conveniencia de la solución informática a implementar.

También es necesario tener en cuenta de que algunos ERP cuentan con módulos especiales, como pueden ser de Recursos Humanos o CRM y, que en el futuro pueden ser necesarios para la organización.

Por último, también decir que hoy en día se encuentran soluciones basados en la nube o cloud computing, tema del que hablamos anteriormente en otro post dedicado.


Para acabar, os dejo un vídeo muy ilustrativo de lo que es un sistema ERP:

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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