Digitalizacion certificada de facturas.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. En otras ocasiones hemos hablado de cómo la tecnología nos afecta en nuestro día a día. Hoy os traigo un post que puede sorprender a más de uno.

El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserve en papel que tengan carácter de originales, a formato digital.

La digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.

Requisitos del software.

Para que el software se pueda homologar, tiene que cumplir unos requisitos en cuanto a:

1. Formato. De acuerdo con el artículo 7 de la Orden EMA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, se admitirán, entre otros, los siguientes formatos estándares de uso común:

• ISO 19005 (PDF/A).

• PNG.

• JPEG 2000.

• Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior.

• TIFF 6.0 o superior.

Los formatos deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes.

2. Nivel de resolución. Se entiende por «nivel de resolución» de la imagen digital codificada la resolución espacial de la imagen obtenida. Se establece que el nivel de resolución espacial de la imagen final debe ser, como mínimo, de 200 ppp (píxeles por pulgada), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro como en color o escala de grises.

3. Garantía de imagen fiel e íntegra. Se entiende por imagen un único fichero digital distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, que represente la apariencia física de la factura. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.

4. Plan de Gestión de Calidad. Se entiende por Plan de Gestión de Calidad el conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permiten garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado del software de digitalización y los dispositivos asociados producen imágenes fieles e íntegras. El objetivo es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, independientemente del momento en el que se haga uso del software.

5. Datos adicionales que deben acompañar a la imagen. El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental, conservándose por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros de IVA, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.

6. Firma de la base de datos. Puede ser realizada mediante cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003, de firma electrónica.

7. Acceso completo y sin demora. Se entiende por acceso completo y sin demora aquel que posibilite:

• Una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido.

• La búsqueda selectiva por cualquiera de datos que deban reflejarse en los libros registro de IVA.

• La copia o descarga en línea en los formatos originales.

• La impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal,

Además, la base de datos debe permitir la consulta de los siguientes datos.

• Firma electrónica de la imagen, incluido, en su caso, el sello de tiempo.

• Información del certificado y los metadatos.

• Referencia identificativa de la homologación acordada, marca de tiempo, y el nombre y número de versión del software de digitalización. 

La forma más fácil: la externalización.

Un estudio patrocinado por Ricoh, empresa tecnológica especializada en la gestión de servicios documentales, da cuenta de esta importancia, al desvelar que el 84% de los líderes empresariales españoles considera que la digitalización de su archivo físico supondría un ahorro anual de hasta un 20%. Un dato de importancia sobre todo para aquellas PYMES que mueven grandes volúmenes de documentación, como son los despachos de abogados, los centros sanitarios o las gestorías, entre otras.

En este punto, la externalización (outsourcing) de los servicios de digitalización está ganando peso entre las pymes, puesto que estas empresas no suelen disponer de los recursos internos requeridos, ni tampoco del tiempo necesario ni del personal técnico cualificado para poder llevar a cabo internamente la migración de su archivo desde el papel.

Encontrar proveedores para externalizar este servicio es fácil:. basta hacer una búsqueda por Google con las palabras clave "empresas de digitalización documental" para que nos salga un buen listado de empresas. Para finalizar, dejo un vídeo explicativo que nos ayudará con la comprensión del tema.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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